Lección 02.01 · Modifica automatizaciones, pipelines, calendarios y landing pages

Módulo 2 · Automatizaciones — Adaptar el snapshot ya instalado a tu negocio: las etapas del pipeline, los mensajes de cada automatización, la landing de agendamiento y los calendarios, con el ejemplo de un negocio real.

Qué aprendes

Cómo está montado el sistema que trae la plantilla: pipeline, automatizaciones por etapa, landing y calendarios, y cómo encajan entre sí.
Qué hay que tocar (y qué no) en el pipeline y en cada automatización.
El truco del botón de WhatsApp para que el enlace de agendamiento sea pulsable siempre.
El paso que casi todos olvidan: poner tu enlace de calendario en los botones, o las reservas caen en el calendario de la plantilla.

Las ideas clave

1. Primero, el pipeline (Opportunities)

Quita el filtro por defecto: en Advanced Filters GHL activa un filtro que oculta la información de los leads en las columnas de la derecha. Déjalo en blanco (sin filtro) o verás el panel vacío.
Las etapas del ejemplo: Nuevo lead → Contesta WhatsApp / No contesta → Llamada de triaje → No presentado → Visita → Propuesta enviada → Seguimiento → Cerrado / No interesado.
Si el lead contesta en 24 h, pasa solo a «contesta»; si no, cae en «no contesta» y entra el comercial a llamar.
La llamada de triaje la agenda el propio lead; la visita la agenda el comercial tras cualificar en el triaje; «no presentado» se mueve a mano arrastrando la tarjeta.
Editar etapas: Pipelines → lápiz — renombrar, eliminar o añadir etapas («Add Stage») y colocarlas donde corresponda en tu proceso.

2. Las automatizaciones viven en Automations (carpeta CRM)

Cada etapa tiene su automatización, y la de Nuevo lead es la madre del sistema:
Disparadores: formulario de GHL enviado, o formulario nativo de Meta (hay que seleccionar tu página y tu formulario activo).
Flujo: notificación interna de nuevo lead → crear/actualizar la oportunidad en la etapa → espera breve (20 s) → secuencia de WhatsApps.
En GHL, los WhatsApp se envían con la acción de SMS. No lo olvides nunca.
WA1: bienvenida con el nombre. WA2: contexto («hemos recibido tu solicitud…») e invitación a agendar. WA3: «agendar con botón» — un bloque de código que convierte el enlace en un botón pulsable; sin él, el enlace llega como texto plano si el lead no tiene tu número guardado. Solo se edita lo que va entre marcadores: el título, el texto del botón y la URL de tu calendario tras el signo igual.
Condición de espera: si contesta, se mueve a «contesta»; si pasan 24 h (timeout), a «no contesta». En esa rama puedes añadir un WhatsApp de «repesca» (nombre + recordatorio de lo que ofrecías; admite hasta un vídeo testimonio).
Contesta WhatsApp: su única misión es sacar al contacto de todas las demás automatizaciones, para que dejen de llegarle mensajes.
Llamada de triaje (disparador: cita agendada en un calendario concreto — pon el tuyo): notificación interna, etiqueta y movimiento de etapa, y la cadena de recordatorios:
Confirmación al agendar, con variables de día, fecha y hora de la cita.
Un día antes: recordatorio; es el sitio de enviar contenido previo (un vídeo o documento que prepare la llamada).
Una hora antes: solo recordatorio breve, sin contenido.
Renombra ramas y textos a tu realidad («primera llamada» frente a «primera visita») para no liarte.
Visita: el mismo flujo, con el calendario de visitas presenciales.
No presentado: salta al arrastrar la tarjeta a esa etapa; saca al contacto de todo y le envía un WhatsApp con argumento + el botón de reagendar (con tu enlace también aquí).
No interesado: solo saca de todas las automatizaciones. Cliente cerrado: lo mismo, y puedes añadir un WhatsApp de bienvenida.

3. La landing de agendamiento (Sites)

Es el funnel al que llega quien rellena el formulario de Meta, para que agende la llamada: sube tu logo, reescribe el copy pensando en tu nicho (qué gana o qué problema se quita tu cliente) y comprueba que el calendario incrustado es el de triaje.
La página de gracias puede llevar botones a WhatsApp o redes, pero el objetivo ya está cumplido: la llamada agendada.

4. Calendarios y el enlace que manda

En Calendar Settings editas cada calendario: nombre, descripción, persona del equipo, disponibilidad y duración de la reunión (30, 60 min…); también colores y texto del botón. Formularios, pagos y notificaciones: déjalos como vienen.
Share → Permanent link: ese enlace permanente es el que debes pegar en el botón WA3 de «Nuevo lead» y en el de «No presentado». Sin este paso, tus leads agendan en el calendario de la plantilla.

Errores típicos

Dejar el filtro por defecto del pipeline y creer que «no entran leads».
No cambiar la URL de los botones de agendamiento: las reservas van al calendario de otro.
Cambiar el enlace en «Nuevo lead» y olvidarlo en «No presentado».
Dejar los textos de la plantilla («visita» cuando tu negocio hace llamadas, el nombre de otra empresa en la bienvenida…).
Meter el contenido previo en el recordatorio de una hora antes, en vez de en el del día anterior.
Tocar las acciones estructurales (crear/actualizar oportunidad, movimientos de etapa) que ya vienen bien montadas: se modifican textos, disparadores y enlaces, no la fontanería.

Vigencia

Nombres de menús y la mecánica del botón de WhatsApp corresponden a la versión de la grabación; si algún apartado cambia de sitio, la lógica (disparador → etapa → secuencia → recordatorios) se mantiene.