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Lección 03.01 · Asigna tus leads a tu equipo comercial

Módulo 3 · Gestión de equipos comerciales — Dar acceso a cada comercial de forma que solo vea lo suyo, y repartir los leads nuevos automáticamente y a partes iguales desde la automatización de entrada.

Qué aprendes

  • Alta de un miembro del equipo en la subcuenta con la opción que lo cambia todo: ver solo los datos que tenga asignados.
  • Dónde se asigna un lead: en la primera automatización, justo al entrar.
  • Cómo funciona el reparto equitativo entre comerciales.

Las ideas clave

1. El alta con visibilidad restringida (Settings → My Staff)

  • Añades al usuario con su nombre, correo y teléfono. En el paso de permisos, marca «Restrict data visibility to only assigned data»: ese usuario solo verá dentro del CRM los leads y conversaciones que tenga asignados; el resto ni le aparece poblado.
  • No hace falta andar desmarcando módulos: con la restricción activada, lo no asignado se ve vacío.
  • Al guardar, el usuario recibe su invitación y entra en la subcuenta con su vista ya limitada. Tú, como propietario o director comercial, sigues viéndolo todo y quién tiene asignado qué.

2. La asignación vive en la automatización de entrada

  • En el workflow por el que entra el lead (sea de Meta, TikTok o la fuente que sea), añade como primera acción Assign to User (asignar a usuario), antes de que el contacto caiga en el pipeline.
  • Puedes poner a varios comerciales en esa acción: GHL los reparte de forma equitativa (con dos, un 50/50 alterno). Añade o quita personas según el equipo de cada campaña.
  • Asignar en la entrada tiene una consecuencia buscada: el lead queda con ese comercial durante todo el proceso, hasta que se cierra o se descarta. Nadie tiene que filtrar el panel ni se pisan leads entre compañeros: en Opportunities, cada uno ve solo sus tarjetas.

Errores típicos

  • Crear al usuario sin la restricción de visibilidad: acaba viendo todo el CRM de la subcuenta.
  • Asignar a mano desde el panel en vez de en la automatización: reparto desigual y leads olvidados sin dueño.
  • Poner la acción de asignar tarde en el flujo: los primeros mensajes y la oportunidad nacen sin responsable.

Vigencia

  • Los nombres de los apartados (My Staff, la opción de restricción) pueden variar con las actualizaciones de GHL; el patrón —acceso restringido + asignación en la entrada— es el que se mantiene.