Lección 06.06 · Tus leads en Google Sheets en automático

Módulo 6 · API, UTMs y Métricas — Una hoja de cálculo viva fuera del CRM: cada lead entra solo y su fila se actualiza sola cuando avanza por el pipeline.

Qué aprendes

Para qué sirve sacar los leads a Google Sheets: control y reporting fuera de GHL sin exportar a mano.
La estructura de la plantilla y por qué su primera columna es el ID de GHL.
La automatización de alta: crear la fila cuando entra el lead.
La automatización de actualización: buscar la fila por el ID y actualizar etapa y fechas en cada hito.
El coste del invento: las acciones de Google Sheets son premium, a céntimos por acción.

Las ideas clave

1. La plantilla: una fila por lead, el ID como llave

La primera columna es el ID de GHL del contacto: único e invariable. Es la llave que permitirá localizar la fila exacta de cada lead para actualizarla.
Después vienen las UTM de origen (fuente, medio, campaña, conjunto, anuncio y formulario, de la lección 06.05), la fecha de envío, los datos del contacto, la etapa actual, una columna de fecha por hito (respuesta a WhatsApp, visita, cierre…) y la persona asignada, para saber qué comercial convierte más.
Los hitos se adaptan a tu proceso: si tu negocio no trabaja por WhatsApp, serán la visita o el presupuesto. La plantilla que acompaña al módulo se modifica, no se copia a ciegas; también puedes añadir como columnas las respuestas de cualificación del formulario.

2. El alta: crear la fila al entrar el lead

Automatización con disparador de envío de formulario (Facebook Lead Form Submitted; si captas con landing, Form Submitted) y la acción de Google Sheets Create Spreadsheet Row.
Se elige la cuenta de Google conectada, la hoja de cálculo, la hoja de trabajo (worksheet) y la columna inicial y final de la plantilla, y se mapea cada columna: ID del contacto, UTM, nombre, teléfono…
Dos datos se teclean a mano: el nombre del formulario y la etapa («nuevo lead»). La fecha de envío se pone con Right Now en formato día/mes/año.
Las fechas de los hitos futuros se dejan vacías: cuando entra el lead aún no sabes cuándo responderá ni cuándo cerrará.

3. La actualización: buscar por el ID y escribir encima

Una automatización por cada hito, con disparador Pipeline Stage Changed filtrado por tu pipeline y por esa etapa concreta.
Lleva dos acciones encadenadas: 1. Lookup Spreadsheet Row: busca la fila cuyo ID de GHL coincide con el del contacto. 2. Update Spreadsheet Row (using Lookup): actualiza la etapa (se teclea a mano) y la fecha del hito (Right Now, mismo formato).
Resultado: la hoja refleja sola el estado real de cada lead, con sus fechas de paso por cada etapa.

4. El coste: acciones premium

Crear, buscar y actualizar filas son acciones premium de GHL: cuestan alrededor de un céntimo por acción sea cual sea tu plan. Es barato, pero cada movimiento de cada lead suma acciones, y conviene saberlo antes de montar hojas muy complejas.

Errores típicos

No poner el ID de GHL como primera columna: sin llave única no hay forma fiable de actualizar la fila correcta.
Intentar rellenar en el alta las fechas de hitos que aún no han ocurrido.
Olvidar que el nombre del formulario y el de cada etapa se escriben a mano en cada automatización: un despiste y la hoja cuenta otra cosa.
Crear la automatización de actualización sin el paso previo de búsqueda (Lookup).

Vigencia

Las acciones de Google Sheets de GHL son premium y su precio por acción puede variar; la estructura (una fila por lead, localizada por su ID) no depende de la interfaz concreta de la plataforma.