Lección 09.02 · El poder de los Custom Values

Módulo 9 · BONUS — Cómo montar el onboarding de un cliente nuevo para que, rellenando un solo formulario, se actualicen solos su nombre, su logo y sus datos en landings, emails y automatizaciones: la diferencia entre campos personalizados y valores personalizados, y la cadena que los conecta.

Qué aprendes

La diferencia entre custom field (campo personalizado) y custom value (valor personalizado), y por qué hacen falta los dos.
La cadena completa: snapshot → formulario de onboarding → automatización que actualiza los valores → todo el sistema usando variables.
Cómo cambiar un dato o el logo de un cliente en un minuto, sin rehacer el formulario.
Cómo añadir un dato nuevo al sistema sin romper lo que ya funciona.

Las ideas clave

1. El problema que resuelve

Sin este sistema, cada cliente nuevo obliga a entrar en cada landing, cada email y cada automatización a escribir a mano su nombre, su dirección, su teléfono y a subir su logo. Con varias cuentas, eso es inviable.
La idea: los datos del negocio se escriben una sola vez y el resto del sistema los lee de una variable. Muy útil para agencias y freelancers con muchos clientes, y también para franquicias con varios centros.

2. Campo personalizado frente a valor personalizado

Custom field: el dato que alguien rellena; vive en el formulario y en la ficha del contacto (nombre del negocio, email del negocio, teléfono, dirección, ciudad, logo…).
Custom value: la variable reutilizable que sí se puede insertar en landings, emails y automatizaciones.
El formulario recoge campos; alguien tiene que convertir esos campos en valores. Ese alguien es una automatización.

3. La cadena de onboarding

Snapshot: al crear la subcuenta del cliente se carga el snapshot, que ya trae las automatizaciones, el formulario de onboarding y los valores creados. La base llega hecha.
Formulario de onboarding: lo rellena el propio cliente o la agencia (da igual quién; lo importante es que los datos sean los buenos). Cada respuesta va a su custom field, todos ordenados en su carpeta de onboarding dentro de Ajustes → Campos personalizados.
La automatización de «datos enviados»: al enviarse el formulario, una cadena de acciones «Update Custom Value» copia cada campo a su valor correspondiente (el campo «nombre del negocio» del contacto → el valor «nombre del negocio»).
El logo sigue el mismo camino con un matiz: se sube primero a la Media Storage de la subcuenta y lo que se guarda como valor es la URL del archivo.

4. Usar los valores en todas partes

En automatizaciones: el saludo de WhatsApp firma con el valor del nombre del negocio y se presenta con el usuario asignado como responsable de los leads; así el mismo workflow sirve para cualquier cliente sin tocarlo.
En landings: la imagen del logo lleva como URL el custom value del logo, y los datos de contacto del pie (dirección, enlace de Google Maps, enlace de reseñas…) también van con variables.
En emails: la cabecera con el logo y los datos del negocio se montan igual.
Detalle práctico para insertarlos: en el buscador de variables aparecen primero los campos personalizados y abajo del todo los valores; hay que elegir el valor (los campos no se rellenan en ese contexto). Y en las imágenes de una landing, donde no siempre hay selector, existe un truco: insertas el valor en un texto, copias el código que se genera y lo pegas como URL de la imagen.

5. Cambiar un dato sin rehacer nada

Si un cliente cambia de teléfono o de logo, no hay que rellenar el formulario otra vez: se edita el valor directamente en Ajustes → Custom Values (tres puntos → Editar) y se actualiza en todo el sistema.
Para el logo: se sube el archivo nuevo a la Media Storage, se copia su enlace y se pega en el valor.

6. Añadir un dato nuevo (ejemplo: el código postal)

Crear el custom field desde el constructor de formularios, dentro del grupo de onboarding, y arrastrarlo al formulario.
Crear su custom value en Ajustes → Custom Values, en la misma carpeta.
Añadir una acción «Update Custom Value» al final de la automatización de onboarding que copie ese campo a ese valor (sin modificar las acciones existentes).
Usar la variable donde se necesite… y sacar un snapshot nuevo si se quiere dejar el sistema actualizado para futuros clientes.

Errores típicos

Confundir campo con valor al insertar la variable: eliges el custom field y el texto sale vacío.
Editar o renombrar un campo que ya existe en vez de crear uno nuevo: se rompe la cadena y luego no se sabe de dónde viene el error. Lo que sobra se elimina; lo que falta se crea nuevo.
Crear el campo en el formulario y olvidarse del valor o de la acción de actualización: el dato se recoge pero no llega a ninguna parte.
No asignar el usuario responsable de los leads: las automatizaciones que firman con «el agente asignado» no tienen a quién poner.

Vigencia

Los custom values son una pieza estructural de GHL (landings, emails y workflows los consumen igual); pueden cambiar los menús o el buscador de variables, pero la lógica campo → valor → todo el sistema se mantiene.