Lección 07.02 · Construye tu dashboard

Módulo 7 · Dashboard y Reportes — Crear el panel desde cero y montar la primera mitad: los leads de un pipeline y las cuatro cifras de las citas (total, pendientes, realizadas y no realizadas), todo filtrado por proyecto.

Qué aprendes

Crear un dashboard desde cero y decidir quién lo ve y quién puede editarlo.
La distinción que lo ordena todo: contacto frente a oportunidad.
El patrón de cada widget: métrica + condición (pipeline o calendario) + nombre en tu idioma.
Separar el panel en secciones con elementos de texto.

Las ideas clave

1. Crear el dashboard

En la subcuenta: Dashboard → añadir → crear desde cero. También se puede partir de una plantilla de la librería o clonar uno existente; la lección prefiere desde cero porque las plantillas rara vez encajan con el negocio.
Nombre = el proyecto. Criterio de la lección: un dashboard unificado por proyecto, separado en secciones, en lugar de un panel por área (uno de ventas, otro de agendamientos…).
Permisos: con el dashboard marcado como privado solo lo ves tú. Lo útil es compartirlo con criterio: el equipo de la agencia con acceso completo y los clientes (account user y account admin) solo en modo vista, para que vean los números pero no editen tu panel.

2. Contacto no es oportunidad

Contacto: la persona registrada en el CRM. Oportunidad: ese lead dentro de un pipeline — si generas leads en Meta Ads, TikTok Ads o Google Ads y los metes en un pipeline, lo que cuentas son oportunidades.
Los widgets se alimentan de tres familias: contactos, citas (appointments) y oportunidades. Elegir la familia correcta es la mitad del trabajo, porque de ella dependen las métricas y los filtros disponibles.

3. El primer widget: leads de un pipeline

Widget numérico → Oportunidades → Opportunity Count: el total de oportunidades.
La condición es la clave: filtro por el pipeline del proyecto. Sin ese filtro, el número suma los leads de todos los pipelines de la subcuenta.
Guarda y renombra el widget a algo tuyo («Leads»): los nombres por defecto vienen en inglés y el panel lo tiene que entender cualquiera.

4. Las citas: cuatro cifras, un mismo patrón

Total de llamadas: Appointment Count + filtro por el calendario del proyecto (47 en el ejemplo del módulo).
Llamadas pendientes: Confirmed Appointment Count + el mismo calendario (19). El matiz importante: en GHL toda cita que se agenda queda «confirmada» por defecto, así que las confirmadas que aún no han ocurrido son, en la práctica, las pendientes.
Llamadas realizadas: la métrica de citas presentadas (estado «showed») + calendario, presentada en un donut (6).
Llamadas no realizadas: la métrica de no presentados + calendario, en donut rojo para que el dato negativo se vea de un vistazo (12).
En cada widget, el estado lo sugiere la propia métrica elegida; la segunda condición (el AND) es siempre el calendario — o el pipeline, en los widgets de oportunidades — del proyecto.

5. Secciones con elementos

Desde Elements se añaden piezas que no son datos: textos (las «barritas» con el título de cada bloque, como «Leads y agendas»), una imagen para tu logo o un código incrustado.
El elemento se crea, se guarda y se arrastra hasta su sitio: así el panel se lee por bloques y no como una sopa de números. El formato concreto de cada widget (numérico, donut, color) es cuestión de gusto; lo que no cambia es la lógica de métrica y filtro.

Errores típicos

Olvidar el filtro de pipeline o calendario en cualquier widget: ese dato pasa a mezclar todos los proyectos de la subcuenta.
Dejar a los clientes con permiso de edición: el panel es tu herramienta de reporte; para ellos, solo lectura.
Nombrar el widget de citas confirmadas como «total»: son las pendientes, y confundirlo desordena todo el diagnóstico.
Partir de una plantilla sin entender qué cuenta cada widget: cuando un número falle, no sabrás dónde mirar.

Vigencia

Los nombres exactos de las métricas de citas y oportunidades pueden variar con las actualizaciones de GHL; el patrón (métrica + condición por proyecto + nombre claro) no cambia.