Lección 03.02 · Gestión de tareas y seguimiento de leads
Módulo 3 · Gestión de equipos comerciales — Las notas son el registro; las tareas son los recordatorios. Cómo hacer que al crear una tarea el lead salte solo a la columna de «tareas pendientes» y cómo trabaja cada comercial su lista del día.
Qué aprendes
- La diferencia práctica entre nota y tarea, y cuándo usar cada una.
- La automatización mínima que ordena las tareas en el pipeline.
- La vista donde se gestiona el trabajo diario: Contacts → Tasks.
Las ideas clave
1. Primero, una columna para tareas
- Añade a tu pipeline una etapa «Tareas pendientes» y colócala donde encaje en tu proceso. Será el cajón visible de todo lead que tenga algo pendiente.
2. La automatización «tareas pendientes»
- Disparador: Task Added (tarea añadida).
- Condicional por etiqueta: como puedes tener varios paneles (ventas, financiación, onboarding…), el workflow comprueba el tag del contacto para saber de qué pipeline es el lead (p. ej. el tag de los leads nuevos identifica al panel de venta; otro panel tendrá su propio tag).
- En la rama que coincide: crear/actualizar la oportunidad moviéndola a la etapa «Tareas pendientes» de su pipeline.
- Resultado: en cuanto alguien crea una tarea sobre un lead, su tarjeta salta sola a esa columna, con la tarea visible al pasar por encima.
3. Cómo se crea una tarea
- Desde el contacto (o su tarjeta): Add Task — título (qué hay que hacer: «llamar para pagar la señal»), descripción, fecha y hora, y a quién se asigna (el setter puede autoasignársela).
- La misma tarea puede asignarse a hasta 10 contactos a la vez, para no ir uno por uno.
4. El trabajo diario se hace en Contacts → Tasks
- La columna del pipeline no se puede filtrar por fechas; la vista Tasks sí: de hoy, próximas (upcoming), vencidas (overdue), completadas, y filtro por persona asignada.
- Cada comercial (con su visibilidad restringida, lección anterior) ve solo sus tareas: las marca completadas o no ejecutadas, y después mueve la tarjeta en el panel a la etapa que corresponda (p. ej. «pago» tras cobrar la señal).
Errores típicos
- Usar notas como recordatorios: la nota no avisa ni aparece en ninguna lista del día; para seguimiento, tarea con fecha.
- Crear el workflow sin el condicional por etiqueta teniendo varios paneles: las tareas moverían leads al panel equivocado.
- Revisar las tareas desde la columna del pipeline en vez de la vista Tasks: sin filtros de fecha, las vencidas se pierden en el montón.
Vigencia
- El disparador «Task Added» y la vista de tareas son estables en GHL; si el editor cambia nombres de acciones, busca los equivalentes de crear/actualizar oportunidad.